El proceso de implementación de un sistema de recursos humanos se apalanca en un sistema metodológico que conceptualmente ordena el proyecto a través de la ejecución de fases. Dicho proceso se inicia en una etapa temprana de pre-venta para luego entregar al cliente el producto funcionando y habilitar luego el pase al equipo de soporte.
En línea con lo anterior, es importante considerar factores de éxito, como la participación activa del cliente en todo el proceso; y respetar el alcance acordado, según explica Leonardo Corbo, Gerente de Operaciones de Workia, empresa dedicada a transformar la gestión del mundo digital de recursos humanos en Latinoamérica.
Por ello, desde Workia, comparten los cuatro pasos a tener en cuenta para una implementación exitosa en las empresas:
1.-Determinar el alcance.- Es clave poner mucho foco en determinar el alcance de lo que se va a implementar. Por un lado, es necesario definir con el cliente, a través de un relevamiento, cuál es su necesidad en particular sobre el módulo que requiere e ir documentando qué necesita. “La construcción del alcance es ese documento que nos va a dar el hilo conductor a todo el proceso de implementación”, explica Corbo.
2.-Construcción del plan de trabajo.- Es decir, definir las tareas que se tienen que ir cumpliendo, las cuales, normalmente, dependen una de la otra. Aquí se arma equipo de trabajo; algunas cosas del plan las arma el cliente y otras el proveedor y las va validando el cliente; y se definen hitos entregables y tiempos de ejecución.
3.-Compromiso.- Para lograr un proyecto exitoso, será fundamental comprometerse como equipo de trabajo con el cumplimiento de los tiempos, que se consensuan previamente con el cliente. De esta forma, al término del plan de trabajo, el sistema estará funcionando. Aquí es importante la tarea del Project Manager y el Garante del proyecto quien deben asegurar la gobernabilidad del mismo.
4.-Validación.- Un aspecto muy importante es que, el cliente debe realizar las pruebas de validación, conforme los tiempos definidos en el plan de trabajo integral, etapa clave para la salida en producción del módulo/s que se estuvieran implementando.
En conclusión, la implementación de un sistema de gestión de recursos humanos es un proceso que demanda planificación, colaboración y compromiso tanto del proveedor como del cliente. “Se debe entender que este proceso es crucial para cumplir con las expectativas y asegurar la aceptación del software dentro de la organización”, mencionó Corbo.
Por ello, el ejecutivo recomienda que, antes de tomar la decisión de implementación, se debe realizar una evaluación del soporte y acompañamiento que ofrece el proveedor. “Esta preparación te brindará la seguridad y confianza que necesitas para garantizar que la transición sea lo más fluida y eficiente posible”, puntualizó.
