Hoy en día el mercado se ha vuelto cada vez más dinámico, por lo que las empresas buscan destacarse a través de ventajas competitivas y también, tomar decisiones enfocadas en nuevas tendencias como lo es la transformación digital, con los objetivos de reducir costos, mejorar la eficiencia y la productividad. En esta línea, se encuentra la digitalización de documentos, una práctica cada vez más común y necesaria debido a que almacenar internamente documentos en papel representa una inversión de tiempo, espacio, infraestructura y personal.
En el caso de Perú, en mayo del presente año se aprobó la Ley N.º 25323, la cual crea el Sistema Nacional de Archivos para implementar tecnologías digitales en las entidades públicas, a fin de incorporar disposiciones relacionadas con la gestión, tratamiento y preservación digital de los documentos de archivo. “Implementar un sistema de gestión inteligente especializado en digitalizar la documentación de gobiernos provinciales y municipales, permite ahorrar alrededor del 40% del tiempo usado en actividades que no son del core del negocio de las empresas, al año. Logrando agilizar las operaciones, cobranzas y aprobación de documentos”, comenta Daniel Suilar, Director de Kafé Sistemas, startup perteneciente al programa de aceleración y softlanding de Hub UDEP, especializada en digitalización de documentos.
Avanzar en el proceso de digitalización es una importante decisión puesto que aplicar este cambio requiere inversión, tiempo y esfuerzo, sin embargo, el impacto positivo es mayor, por esa razón el experto de Kafé Sistemas comparte 4 beneficios sobre la digitalización de documentos:
- Reducción de costos: El almacenamiento de archivos físicos, en papel, tiene costos tanto dentro de una organización como en la asignación de espacio físico para almacenar los documentos y personal dedicado a archivarlo. Independientemente de la madurez digital de la empresa, los servicios de digitalización de documentos pueden transformar la información creada originalmente en papel, microfilm o microficha en archivos digitales.
- Mayor seguridad: Los documentos digitalizados se pueden rastrear porque los archivos digitales se pueden almacenar en salas seguras. Esto significa que solo las personas autorizadas pueden usar la clave para acceder a un documento específico. Las claves también pueden tener diferentes niveles de autorización, lo que garantiza aún más la seguridad de la información. Esta trazabilidad también garantiza tener la información de saber cuándo y quién realizó los cambios en el documento.
- Aumento de productividad: “Encontrar un documento en papel puede demorar en promedio 12 minutos en comparación al acceso vía web donde el tiempo se reduce a segundos”, comenta el experto. Esto permite optimizar los flujos de trabajo, automatizar tareas y fomentar la colaboración entre equipos, mejorando la eficiencia y productividad al reducir la dependencia de los procesos manuales.
- Acceso fácil y permanente: Los documentos de papel pueden deteriorarse debido al tiempo, la manipulación y el riesgo ante desastres naturales u ocasionados por el hombre como inundaciones, incendios o terremotos. La digitalización de documentos y su almacenamiento en la nube, al igual que su respaldo, garantizan que estos documentos estén siempre seguros y que la información se almacene para referencias futuras, sin importar con qué frecuencia se acceda a ella.
