- El papel no desaparecerá, pero sí seguirá siendo el punto de partida para la gestión documental
- En la era actual el caos de datos puede evitarse a partir de incorporar el uso de escáneres profesionales
Actualmente la demanda del uso de papel en las organizaciones sigue siendo un elemento que difícilmente desaparecerá por completo, debido a que gran parte de los procesos internos y externos de comunicación con clientes y proveedores, hasta la gestión del personal aún dependen de los documentos físicos como una herramienta fundamental.
Sin embargo, lo cierto está en que el verdadero reto no radica en impulsar que el papel desaparezca por completo, de hecho, es justo ese el punto de partida para la digitalización, ya que no podríamos hablar de gestión documental sin antes tener documentos como punto de partida.
Para los expertos de Kodak Alaris es justo en los documentos el punto medular de todo a partir del cual la digitalización y su ecosistema conformado por hardware y software cobra sentido ya que hoy en día las empresas están experimentando el llamado caos de datos la cual básicamente está definido por la necesidad de gestionar datos tanto estructurados como no estructurados.
Datos de Kodak Alaris estiman que si bien actualmente existe una gran cantidad de datos que “llenamos” a través de nuestros dispositivos, también es cierto que al menos 90% de ellos son información no estructurada, por lo que aquí la digitalización se convierte en una gran herramienta que no solo trasforma un documento convencional en uno digital, sino que contribuye en darle orden, distribución e incluso interpretación a la información extraída para mejorar los flujos de trabajo en las organizaciones.
A pesar de todo este panorama cabe destacar que la oportunidad de mejora es una realidad ya que las empresas que sacan partido de las soluciones digitales para hacer frente a la necesidad de extraer y organizar los datos con los que trabajan actualmente, obtienen un aumento de la productividad y de los ingresos entre un 5 y 6%.
Ante este contexto cabe destacar que tras la aparición hace muchos años de los dispositivos multifuncionales, los cuales han sido una excelente herramienta para imprimir, copiar e incluso escanear, lo cierto es que no están diseñados para dar los beneficios que brindan los escáneres de documentos, por la sencilla razón de que escanear no necesariamente es digitalizar y de que el empleo de dichos equipos como los de Kodak Alaris están diseñados, pensados y creados para ser compactos, pero a la vez brindar capacidades de automatización que transforman rápidamente los documentos en información digital de alta calidad.
En resumen, el papel no dejará de usarse, pero los desafíos hoy en día en un mundo hiperconectado tienen que ver más en cómo estructuramos la información y aprovechamos las ventajas tecnológicas para automatizar nuestras operaciones.
“Cuando somos conscientes de que la velocidad con la que el mundo actual nos demanda capturar, procesar y distribuir la información de la empresa es entonces cuando podemos ver el valor que tiene contar con una solución de digitalización que no solo nos ayudará a organizar nuestros datos, sino que nos brindará la certeza de que sean extraídos con precisión y seguridad para mantener la operación de la empresa”. Destacó Sandra Gálvez Marketing Manager Latam de Kodak Alaris.
Desde la perspectiva de Kodak Alaris existen actualmente al menos 3 elementos que por sí mismos configuran todo este contexto: la necesidad de agilizar la captura de datos, la oportunidad de hacerlo con escáneres profesionales y la tecnología que la marca ha desarrollado en un amplio portafolio de soluciones pensadas en satisfacer desde las necesidades más sencillas hasta las más exigentes del mercado.
