En el Perú, la rendición de gastos, en muchos casos se sigue haciendo de la manera tradicional.
En un mundo donde cada minuto cuenta, las empresas buscan continuamente maneras de optimizar sus procesos y maximizar la eficiencia. Una de las áreas que tradicionalmente consume mucho tiempo y recursos es la gestión de gastos empresariales.
“Realizamos un estudio de negocio en el que encuestamos a colaboradores de una empresa y detectamos que aproximadamente el 56% de los usuarios reportan una demora de más de 30 minutos en completar una rendición de gastos en su lugar de trabajo”, explica Alejandro Penny, Corporate Sales Manager Perú en Rindegastos.
En respuesta a este desafío detectado, surge Rindegastos, un software como servicio (SaaS) diseñado para simplificar y agilizar la gestión de rendición de gastos empresariales en Latinoamérica, adaptado a las necesidades locales y cumpliendo con las normativas tributarias del país.
En el Perú, la rendición de gastos, en muchos casos se sigue haciendo de la manera tradicional, es por ello que Alejandro Penny destaca algunos de los problemas comunes que enfrentan las empresas con la gestión clásica de gastos, tales como:
· Rendiciones y reembolsos desfasados: el desfase ocurre cuando hay un retraso significativo entre el momento en que se incurre un gasto, cuando se reporta y se procesa el reembolso. Las causas pueden incluir la acumulación y pérdida de recibos, la falta de un sistema eficiente de reporte, y la espera para la aprobación manual de los gastos. Esto no sólo genera frustración entre los empleados que esperan sus reembolsos, sino que también puede afectar y dificultar el seguimiento preciso de los gastos.
· Formularios con errores: la utilización de formularios en papel o sistemas obsoletos para la rendición de gastos a menudo resulta en errores humanos, como datos incompletos, montos incorrectos, y falta de información esencial. Estos errores pueden surgir debido a la falta de estandarización en los formularios, la confusión sobre qué información se necesita, o simplemente la prisa por completar la tarea.
· Gastos duplicados y fraudulentos: los gastos duplicados ocurren cuando se presenta el mismo gasto más de una vez, ya sea por error o intencionalmente, lo que puede resultar en pagos excesivos y pérdida financiera para la empresa. Detectar y prevenir estos problemas requiere una revisión minuciosa y constante de cada gasto, lo cual es extremadamente laborioso y propenso a errores cuando se hace manualmente.
“Tras adoptar nuestra plataforma, el 58% de los encuestados ahora puede completar el mismo proceso en solo 10 minutos o menos”, añade Penny. “Este valioso ahorro de tiempo permite a los empleados centrarse en tareas más estratégicas y productivas”.
Contar con una plataforma que simplifique este proceso no solo reduce el tiempo y los recursos necesarios para gestionar los gastos empresariales, sino que también mejora la precisión, la trazabilidad y la satisfacción del equipo. En un entorno empresarial donde la eficiencia es clave, esta herramienta es indispensable para cualquier empresa que busque optimizar sus procesos y maximizar su productividad.
