Por Francisco Cruz, Director General de OTRS Group para México y Latinoamérica
La gestión de tareas es una herramienta fundamental para potenciar los negocios, ya que es la forma en que las organizaciones planifican sistemáticamente el trabajo, establecen prioridades y controlan el progreso de las tareas. Normalmente las tareas se asignan a procesos o proyectos fijos. El objetivo es organizarlas y catalogar las prioridades de manera eficaz, asignarlas y realizarlas en los tiempos estipulados.
El desafío está en tener un panorama general adecuado y optimizar el uso de los recursos. Esto permite que equipos y personas trabajen de manera estructurada y eficiente, con roles definidos y plazos específicos. Una gestión de tareas eficaz no sólo optimiza el trabajo individual, sino que también impulsa el crecimiento y la rentabilidad de las organizaciones. Al mejorar la visibilidad de los proyectos, reducir los tiempos de respuesta y minimizar los errores, las empresas pueden tomar decisiones más informadas y estratégicas.
No existe una fórmula única para la gestión de tareas, ya que cada persona y equipo tiene necesidades particulares. Sin embargo, el equilibrio entre la eficiencia individual y la colaboración grupal es esencial para lograr resultados óptimos. En un entorno empresarial cada vez más competitivo, contar con una gestión de tareas eficiente es una ventaja competitiva que puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Gestión de tareas vs. gestión de proyectos
Las tareas, ya sean parte de un proyecto o independientes, requieren una planificación meticulosa para garantizar una ejecución exitosa. Los responsables deben dedicar tiempo a diseñar un plan detallado que defina cada tarea, incluyendo un cronograma, evitando así retrasos innecesarios. Las herramientas de software de gestión de proyectos son aliados indispensables en esta labor, facilitando la planificación y el seguimiento.
Entendiendo a las tareas, flujos de trabajo y procesos
La gestión de tareas va más allá de simplemente hacer una lista de cosas por hacer. Es un proceso estratégico que requiere de un entendimiento especifico de las tareas individuales, cómo se relacionan entre sí y cómo cada una impulsa los flujos de trabajo y los procesos.
Con el fin de brindar mayor claridad, presento aquí una breve descripción:
- Tareas: Forman la unidad más pequeña y representan actividades definidas que deben completarse y asignarse a un objetivo específico. Generalmente existe una persona responsable y una fecha límite asignada para la tarea.
- Flujos de trabajo: consisten en una secuencia de tareas que se completan según un patrón específico. Los flujos de trabajo describen cómo se relacionan las tareas entre sí y cómo se llevan a cabo. Los buenos flujos de trabajo promueven la colaboración y las interdependencias orientadas a objetivos entre las diferentes tareas.
- Procesos: Los procesos se componen de varios flujos de trabajo. Son una secuencia recurrente y holística de pasos de trabajo que tienen como objetivo lograr un resultado específico. Las reglas, estándares o actividades como la automatización de procesosayudan en este sentido.
Elegir el método de gestión de tareas adecuado
Organizar y priorizar las tareas de manera efectiva no sólo permite cumplir con los plazos establecidos, sino que también reduce el estrés, mejora la productividad y aumenta la satisfacción laboral. Al implementar estrategias de gestión de tareas adecuadas, las organizaciones tener un control y orden adecuados sobre los tiempos y las actividades. La gestión de tareas ofrece una variedad de métodos, todos con el potencial de ser eficaces si se adaptan a las necesidades específicas de acuerdo con el tipo de tarea, el modelo de colaboración y las preferencias individuales. Elegir el método más adecuado dependerá de factores como el tipo de tarea, el tamaño del equipo, la complejidad del proyecto y las preferencias individuales.
Es importante entender que se pueden aplicar más de un método dentro de una organización, esto dependerá de las necesidades de cada proyecto u objetivo. Abajo presento algunas opciones para optimizar la gestión de tareas.
- Lista de tareas pendientes: Es recomendable priorizar las tareas correspondientes o crear una clasificación según su importancia.
- Kanban: Un tablero Kanban puede ser digital con tareas de arrastrar y soltar o físico con notas adhesivas. Las tareas se visualizan en columnas como “por hacer”, “en progreso”, “en revisión” y “completado”. La organización en columnas se puede diseñar de diversas maneras. Por ejemplo, la vista Kanban en OTRSes adecuada para mejoras continuas e informes de progreso.
- Timeboxing: Funciona como un método de gestión del tiempo. En lugar de utilizar una lista, el trabajador introduce tareas (con un timebox específico) en un calendario. Este timebox establece un tiempo fijo para la finalización de la tarea.
- El timeboxing se puede combinar con la técnica Pomodoro, un sistema en el que se trabaja con concentración durante 25 minutos y luego se hace una pausa de 5 minutos.
- Lista de cosas que no se deben hacer: Este método invierte la idea de la típica lista de tareas pendientes y también se puede utilizar junto con ella. Los trabajadores anotan las tareas que pueden omitir, posponer o delegar. Esto les ayuda a centrarse en las tareas importantes. Este enfoque puede ayudar enormemente a establecer prioridades.
- Gestión ágil de tareas (Scrum): Este método está orientado al trabajo en equipo. Se ha extendido a partir del desarrollo de software ágil y proporciona procesos claramente definidos para trabajar en equipo mientras se realizan tareas por cuenta propia.
- Hacer las cosas bien (GTD, por sus siglas en inglés): Este método consiste en dividir las tareas en pasos específicos y organizarlas. Reduce la carga mental mientras se realiza la tarea. Los usuarios registran todas sus tareas pendientes en un sistema. Esto les permite priorizar las tareas sin distracciones y sin el riesgo de olvidar algo importante.
¿Cómo puede ayudar el software con la gestión de tareas?
Si bien la gestión de tareas es un proceso fundamental para cualquier organización, la implementación de herramientas como softwares especializados para la gestión puede marcar la diferencia entre una gestión eficiente y una que no llegue a su objetivo final. Las soluciones tecnológicas de gestión de tareas ofrecen una perspectiva completa del panorama laboral, optimizando a la organización, interconectando actividades, generando recordatorios automáticos y ahorrando tiempo a través de la automatización.
Aquí enlisto algunas ventajas de cómo las soluciones tecnológicas de gestión de tareas potencializan los negocios:
- Los usuarios tienen una buena visión general al tener las tareas reunidas centralmente en un solo lugar. Todos saben qué se les ha asignado. La estructura se agrega mediante categorización. Y la información, como fechas límite y recordatorios, se almacena con la tarea.
- Las visualizaciones ayudan a identificar el progreso y las dependencias entre las tareas y reaccionar en consecuencia.
- Para colaborar y coordinarse mejor, los equipos pueden compartir tareas entre sí, comunicarse con claridad y de forma específica en tiempo real.
- Los equipos ahorran mucho tiempo al tener una herramienta que envía automáticamente notificaciones sobre las tareas.
- El software puede crear informes que muestran el progreso del proyecto, identificar cuellos de botella y medir el éxito.
- Con un software basado en la nube, la gestión de tareas se puede sincronizar con todos los dispositivos deseados, lo que permite acceder a las tareas en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Gestión de tareas con un sistema de tickets
Un sistema de tickets se puede utilizar de forma flexible, también para la gestión de tareas. Su uso es especialmente común en TI y soporte técnico debido a su capacidad para registrar y procesar tareas de forma rápida y estructurada.
En otras áreas, las principales ventajas son que las tareas se pueden controlar fácilmente y todos los involucrados están informados. La automatización del flujo de trabajo libera tiempo valioso y garantiza que toda la información se mantenga organizada y accesible dentro de cada ticket.
El proceso, centrado en el uso de tickets, permite una gestión eficiente y transparente de las tareas. Los miembros del equipo registran sus tareas, asignan responsabilidades, establecen estados de avance y documentan el progreso directamente en los tickets. Esto facilita la comunicación, la colaboración y la visibilidad del trabajo realizado. Además, al permitir la discusión y la escalada de tareas, se asegura que los problemas se resuelvan de manera oportuna y efectiva. Finalmente, el análisis de los datos recopilados en los tickets permite al equipo identificar áreas de mejora y optimizar sus procesos de trabajo.
Conclusión: la gestión de tareas, un proceso crucial
Prácticamente todo el trabajo creativo operativo y de valor añadido se puede expresar en tareas. Como modelo, cuanto más información y detalles contengan las tareas, más precisas y válidas serán. La gestión de tareas no se limita a la organización y el procesamiento simple, también se trata de las dependencias entre tareas, la conexión con los flujos de trabajo y la mejora de los procesos para alcanzar objetivos generales.
En resumen, cuanto más minuciosa y centrada sea la gestión de tareas, más probabilidades hay de que los equipos progresen, logren resultados tangibles, disfruten del trabajo y sigan desarrollándose. Invertir tiempo en la gestión de tareas da sus frutos.
La selección de un método de gestión de tareas adecuado y alineado con los objetivos es un desafío crucial para equipos e individuos. Tener una visión general del panorama y tener claridad de las tareas, especialmente en entornos complejos, es fundamental para optimizar la eficacia, mantener el enfoque y garantizar el éxito. El software adecuado suele marcar la diferencia.
