Tener una visión unificada y clara de los gastos genera transparencia y ahorros, dos factores muy importantes de cara al 2021.
¿Qué podemos esperar después de un año tan transformador como el 2020? Operativos de vacunación masiva y un leve regreso a la “vieja normalidad” parecen ser dos de las tendencias que marcarán el 2021. En cuanto al mundo del trabajo, está claro que el paso de la pandemia está dejando nuevos modelos laborales en las empresas: algunas están intentando un retorno a la oficina, otras siguen apostando a perfeccionar el teletrabajo y un tercer grupo, tal vez el mayoritario, apela a un esquema híbrido, tratando de aunar lo mejor de ambos mundos.
Con la crisis global lejos de terminar, la ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) advierte que los niveles de fraude en las organizaciones pueden seguir en aumento. De acuerdo con el organismo, aún los empleados leales que jamás harían nada ilegal en una economía funcionando normalmente, en estado de desesperación, pueden cometer fraude contra sus empleadores para sostener a sus familias o pagar sus cuentas.
“En tiempos de crisis, hacer una gestión inteligente de los gastos es más importante y desafiante que nunca. De hecho, un informe de Business Travel News (BTN) advierte que las organizaciones son más susceptibles al fraude en épocas de desastres o de grandes riesgos económicos, tal como ocurre con esta pandemia”, sostiene Javier Pollitzer, director de SAP Concur América Latina.
“Incluso desde antes de la pandemia, las empresas que no tenían su gestión de gastos automatizada perdían cada año aproximadamente el 5% de sus ingresos totales en episodios de fraude. Desde cenas familiares que se pasan como corporativas hasta taxis inexistentes, la variedad de infracciones a la política de gastos que se producen al interior de las organizaciones es tan amplia como sorprendente”, añadió el ejecutivo.
Bajo este escenario: ¿Qué prácticas pueden implementar las empresas en 2021 para mejorar su gestión de gastos y evitar fraudes? SAP Concur elaboró esta lista con cinco propuestas:
1. Generar previsión de gastos: Un control proactivo permite anticipar los gastos antes de que ocurran, para tener un mejor flujo de caja, indispensable en tiempos inciertos.
2. Unificar la visión del gasto: La redistribución extrema de la fuerza de trabajo obliga a sostener una única plataforma que permita comprender la información sobre gastos como una entidad integral y no como pequeños silos.
3. Implementar políticas para gastos “en casa”: Los trabajadores remotos requieren agilidad en la aprobación de gastos para ganar mayor productividad allí donde estén y las empresas deben acompañar esta transformación.
4. Mejorar los controles internos: Las empresas inteligentes deben apuntar a consolidar un programa de compliance con un control de gastos entendido como un proceso en continua evolución y no como un esquema estático: los fraudes se perfeccionan a medida que se establecen los controles.
5. Apelar a la movilidad y la experiencia del empleado: Automatizar el proceso de gastos y que los datos puedan cargarse desde cualquier lugar y dispositivo, sumado al hecho de que los colaboradores no tengan que ocuparse de preparar informes, genera una satisfacción múltiple para el empleado: menos preocupación, mayor velocidad para potenciales reembolsos, nula tasa de error y mejor experiencia general en todo el proceso.
Establecer los procedimientos adecuados de control de gastos para evitar fraudes es esencial no solo para cuidar ese 5% que se resta de los ingresos, sino también para evitar dolores de cabeza y roces innecesarios. Cuando el contexto se muestra complejo, nada mejor que apuntar a simplificar aquello que uno puede mantener bajo control.
