Por: José Darío Dueñas Sánchez (*)
Tener el control o planificación de los proyectos, trabajos o hasta tu vida cotidiana puede pensar que es todo al milímetro controlado y no hay sorpresas en la vida, y eso es bueno y malo, malo porque no siempre debe ser un control en todo, pero bueno cuando tienes por delante trabajos por entregar, planes de viajes, proyectos de empresas y un largo etc. De esta manera tienes una mejor visión del progreso y podemos identificar cómo va el avance y tener un mejor control de los tiempos.
Para ello existen varias herramientas y muchos no la utilizan por su desconocimiento o porque CONFIAN en su memoria, en los tiempos, en que todo va a caminar bien sin que nada ocurra o el bien sabido “ya el tiempo lo dirá” ó “todo está bajo control” ó “mañana será un nuevo día y verás que todo se soluciona” en pocas palabras lo dejan al azar, en el fondo está mal porque debemos contar con tiempos para ver los avances y sobre todo si existen los cuellos de botella y buscar alternativas de salida.
Gracias a la herramienta GANTT podemos dimensionar el proyecto que tenemos por delante, de esta manera nos permite visualizar de manera minuciosa las tareas a ejecutar en orden lógico asignando por cada actividad desde el momento que inicia hasta su finalización, asignando tiempos y es mejor identificar las tareas con colores para ser más visibles los avances o para ponerles un color para medir el grado de importancia.
Cómo se compone un Gantt, que elementos debemos tener claro para construir un Cuadro Gantt?
- Fechas de inicio y fin. (medir el tiempo que nos tomará todo el proyecto)
- Las tareas (pudiendo ser micro o macro, yo las dividiría por micro tareas la suma de varios micros tenemos las macros tareas) en ella debemos colocar las de revisión y control de actividades para garantizar el desarrollo de las mismas.
- Tiempo de duración (tiempo por cada tarea, midiendo el momento de inicio para controlar el tiempo de ejecución)
- Tareas independientes (existen tareas que no dependen de la correlación del proyecto por ejemplo construir una casa primera se pone las bases no hay otra manera de hacerlo, pero si existen otras tareas independientes al proyecto pudiendo indicarla en el diagrama de Gantt
- El Progreso del Proyecto (nos permite ver el progreso e identificar las tareas finalizadas de las en trámite así como las que están en un futuro inmediato programadas) de esta forma podemos medir los tiempos y revisar los avances de la planificación
Cuáles son las ventajas de utilización del Gantt
Entre las ventajas que encontramos para decidir a utilizar el diagrama tenemos:
- Claridad organizativa = vista general del proyecto, conociendo los responsables de cada tarea, sub tarea, etc.
- Favorece la comunicación entre los miembros de un equipo = cada miembro podrá ver el progreso del mismo, en forma rápida actualizamos el estado de las tareas.
- Potencia la colaboración y motivación = tener acceso real del proyecto permite que los involucrados se motiven al tener el avance del mismo, minimizando los retrasos.
- Permite realizar modificaciones = nos permite realizar ajustes necesarios, de las tareas y recursos para ejecutarlo en caso de existir modificaciones en los tiempos de entrega.
- Realiza gestión de tiempo = en el podemos colocar tiempos reales, aprovechando los recursos disponibles de la empresa, persona, etc. sin perjudicar a todo el proyecto.
En pocas palabras el Diagrama de Gantt nos permite medir los tiempos gestionándolos en cualquier proyecto que emprendan, y nos garantiza mejorar la comunicación entre los integrantes del equipo. Para cualquier actividad que desarrollemos tener un Gantt
En nuestra próxima entrega hablaremos sobre cómo podemos entender el Gantt paso a paso.(*)
Consultor e Investigador
