Por Javier Pollitzer Director de Ventas SAP Concur para la región Norte y Sur de América Latina.
El desafío: la eficiencia operacional. Las empresas deben mostrar suficiente resiliencia como para mantenerse a flote en un marco inéditamente incierto, ser flexibles y revisar y renegociar cada uno de los contratos vigentes, mantenerse empáticas y socialmente responsables y cuidar todo lo que sea posible las fuentes de trabajo –al tiempo que se mitigan los riesgos con los colaboradores- y cuidar el cumplimiento reglamentario que ya no abarca únicamente cuestiones de procesos o de manejo de fondos, sino también –y principalmente- aspectos sanitarios. Todo esto, con ingresos a la baja: el Banco Central de Chile informó que la economía de ese país se desplomó 14,1% en abril, mientras que la misma entidad, pero de Perú, prevé el peor resultado en 100 años: una contracción del 12,5% para 2020. En Argentina, mientras tanto, diversas fuentes estiman una caída del producto interno bruto que podría oscilar entre el 5% y el 8%.
Según el informe COVID-19 y su impacto en los negocios: la visión del CFO, elaborado por la consultora PwC, el 86% de los profesionales del área expresa preocupación por el impacto financiero de la crisis provocada por la pandemia en sus negocios y un 40% considera la reducción de costos como la principal medida para mitigar el impacto, seguida por “postergar o cancelar inversiones planificadas”, opción señalada por apenas el 17% de los encuestados.
La gestión inteligente del gasto (ISM, intelligent spend management) es una estrategia que involucra una digitalización de punta a punta de toda la estructura de gastos de una organización y define políticas de gasto unificadas. Comienza con la digitalización de los procesos de abastecimiento, contratación y compras, junto con los procesos para gestionar proveedores, facturas y pagos. Estas funciones se consolidan en un proceso simple e inteligente llevado a cabo en una única plataforma basada en la nube.
Desde el punto de vista de los colaboradores, esta estrategia propone una experiencia fácil de usar: cada empleado puede cargar sus gastos en el dispositivo de su preferencia, capturar recibos y facturas de manera móvil y autogestionar sus actividades de acuerdo a las políticas preestablecidas por la organización.
En conjunto, todo esto ofrece al CFO una visión única de todas las categorías: dejan de existir los silos, los costos ocultos, los imprevistos, los gastos duplicados –por ejemplo, la compra de un mismo insumo por parte de dos áreas diferentes de la compañía- y los derrames de caja. Al mismo tiempo, reduce cualquier tipo de fallas o desvíos, elimina los engorrosos procesamientos manuales e incrementa notablemente la transparencia. Cada vez que la empresa gasta dinero, independientemente de cuál sea la fuente –una compra de materia prima, un traslado, un almuerzo ejecutivo-, la información está disponible y analizada para que se pueda tomar la decisión más pertinente. La gestión inteligente del gasto promueve también el salto de todos los profesionales de finanzas dentro de la estructura empresarial. Es lo que les permite salir del día a día, generar estrategias colaborativas con sus pares de compras y cadena de suministro y enfocarse a lo que es más necesario en estos momentos de alta incertidumbre: enfocarse en dar valor agregado a la compañía.
