Plataformas de cobranza: ¿Cómo ayudan a reducir costos operativos a las empresas?

Conversamos con Harry Watson, country manager de Kashio para abordar cómo las plataformas de cobranza automatizadas están transformando la gestión de pagos en las empresas. Durante la charla, compartió su visión sobre los beneficios clave que estas plataformas aportan, como la reducción de costos operativos, la mejora en la eficiencia y el impacto directo en la satisfacción del cliente.

Las plataformas de cobranza más avanzadas ayudan a las empresas a reducir costos y mejorar la efectividad de la cobranza, al automatizar procesos manuales, como la conciliación de pagos y el seguimiento de deudas, eliminando errores operativos y optimizando la recuperación de ingresos. Estas herramientas permiten automatizar la gestión del seguimiento de cobranza y centraliza los datos de pagos recibidos en tiempo real, lo que facilita la visibilidad en línea del flujo de ingresos y reduce la dependencia de recursos adicionales, como múltiples sistemas bancarios o herramientas de cobranza.

¿Cuáles son los principales beneficios de las plataformas de recaudo en comparación con los métodos tradicionales de gestión de pagos?

Las plataformas de recaudo ofrecen múltiples beneficios frente a los métodos tradicionales de gestión de pagos, destacando en eficiencia, precisión y experiencia del usuario:

1. Morosidad: Las plataformas de cobranza digital permiten incrementar hasta en 30% la efectividad de la cobranza.
2. Mayor rapidez y conveniencia: Facilitan pagos en tiempo real a través de múltiples canales (Transferencias, efectivo, billeteras digitales, QR, tarjetas de crédito y débito), adaptándose a las preferencias de los clientes y eliminando barreras de horario o ubicación.
3. Reducción de costos operativos: Al automatizar y centralizar procesos, disminuyen los gastos relacionados con errores humanos, gestión manual y comunicación tradicional. Reduciendo hasta en 88% los costos operativos.
4. Visibilidad y control en tiempo real: Ofrecen dashboards personalizados que permiten monitorear todas las transacciones al instante, fortaleciendo la toma de decisiones con información en línea.
5. Mejora en la experiencia del cliente: Al ofrecer más canales de pago interconectados hacia el cliente, esto le permite poder realizar los pagos a través de su canal de pago preferido.

¿Cómo impacta la automatización en los procesos de cobranza en la reducción de costos operativos para las empresas?

La automatización en los procesos de cobranza impacta significativamente en la reducción de costos operativos al eliminar tareas manuales repetitivas, como la conciliación de pagos o el seguimiento de deudas pendientes. Esto no solo reduce los errores humanos, que suelen generar gastos adicionales en correcciones y tiempos improductivos, sino que también optimiza el uso de los recursos humanos. Además, la automatización permite enviar recordatorios automáticos por SMS, correo electrónico o WhatsApp, lo que minimiza costos de comunicación tradicional y acelera la recuperación de pagos. Esto, combinado con la centralización de datos en tiempo real, mejoran el control operativo y disminuyen la necesidad de infraestructuras costosas, maximizando la rentabilidad.

¿En qué tipo de costos específicos las empresas pueden ver una reducción significativa al implementar estas plataformas?

Al implementar plataformas de cobranza automatizadas, las empresas pueden ver una reducción significativa en los siguientes costos específicos:

1. Costos de personal operativo: La automatización elimina tareas manuales repetitivas, permitiendo reducir la cantidad de recursos dedicados exclusivamente a la conciliación de pagos, seguimiento de deudas y gestión de cobranzas.
2. Costos de errores operativos: Las plataformas automatizadas minimizan errores humanos en la asignación de pagos, evitando gastos asociados con correcciones, reclamos y conflictos con clientes.
3. Costos de comunicación: El envío de notificaciones automatizadas (por SMS, email o WhatsApp) reemplaza métodos tradicionales como llamadas telefónicas o envíos postales, reduciendo significativamente los gastos en comunicación.
4. Costos tecnológicos: La centralización de procesos en una sola plataforma elimina la necesidad de mantener múltiples sistemas o licencias de software independientes, optimizando los gastos de infraestructura y mantenimiento.
5. Costos por morosidad: Al mejorar la efectividad en la recuperación de pagos mediante recordatorios automatizados y segmentación de clientes, las empresas disminuyen el impacto de los ingresos perdidos por deudas vencidas.
6. Costos administrativos: La integración de procesos como la conciliación y reportería en tiempo real reduce el tiempo y los recursos dedicados a estas tareas, mejorando la productividad general.

¿De qué manera estas plataformas permiten una mejor optimización de recursos humanos en el área de finanzas y contabilidad?

Las plataformas de cobranza automatizadas optimizan los recursos humanos en finanzas y contabilidad al redistribuir el tiempo y esfuerzo del personal hacia tareas de mayor valor u otras tareas dentro de la empresa. Aquí algunas formas clave en las que impactan:

1. Eliminación de tareas repetitivas: La automatización se encarga de procesos manuales como conciliaciones, identificación de pagos y seguimiento de deudas, liberando a los colaboradores para enfocarse en análisis financieros y planificación, por ejemplo.
2. Reducción de errores: Al disminuir los errores operativos en la asignación y conciliación de pagos, se evita que el personal invierta tiempo en resolver problemas derivados de inconsistencias.
3. Mejora en la productividad: Al integrar datos en tiempo real, los equipos de finanzas tienen acceso instantáneo a información consolidada, eliminando la necesidad de recopilar, procesar o verificar manualmente grandes volúmenes de datos.
4. Mayor enfoque estratégico: Con procesos rutinarios automatizados, el equipo puede concentrarse en actividades como optimización del flujo de caja, evaluación de riesgos financieros y proyección de escenarios, lo que contribuye directamente al crecimiento del negocio.

En resumen, estas plataformas no solo aumentan la eficiencia operativa, sino que también potencian el talento humano, transformando el rol del área de finanzas y contabilidad en un aliado estratégico para la empresa.

¿Cuáles son algunos de los desafíos que las empresas enfrentan al implementar una plataforma de cobranza, y cómo se superan para asegurar el ahorro?

Las empresas pueden enfrentar varios desafíos al implementar una plataforma de cobranza, pero estos pueden superarse con estrategias adecuadas para garantizar el ahorro:

1. Resistencia al cambio organizacional: Los equipos pueden mostrar resistencia a abandonar métodos tradicionales. Esto se supera involucrando a los colaboradores desde el inicio del proyecto, capacitando sobre el uso de la plataforma y destacando los beneficios, como la automatización de tareas repetitivas y la mejora en la eficiencia.
2. Integración con sistemas existentes: La falta de compatibilidad con ERPs o CRMs puede generar problemas iniciales. Este desafío se supera eligiendo plataformas flexibles y escalables, diseñadas para integrarse fácilmente con otros sistemas, y trabajando con proveedores que ofrezcan soporte técnico durante el proceso.
3. Costos iniciales de implementación: Aunque la inversión inicial puede parecer elevada, el retorno a través de la reducción de costos operativos y el incremento en la efectividad de cobranzas compensa rápidamente. Esto se asegura seleccionando soluciones modulares que permitan una adopción gradual según las necesidades y recursos disponibles.
4. Adaptación de procesos internos: Cambiar los flujos de trabajo existentes puede ser complejo. Realizar auditorías previas para mapear procesos actuales y adaptar la plataforma según las necesidades específicas de la empresa ayuda a garantizar una transición fluida.

¿Cómo impactan las plataformas de cobranza en la satisfacción del cliente, y de qué manera esta relación puede traducirse en un ahorro indirecto para la empresa?

Las plataformas de cobranza impactan positivamente en la satisfacción del cliente al ofrecer procesos de pago rápidos, precisos y fáciles de usar. Al automatizar la identificación de transacciones y reducir errores en la conciliación, eliminan problemas comunes como pagos mal asignados o notificar a clientes por deudas que ya pagaron. Además, la posibilidad de realizar pagos a través de múltiples canales y recibir recordatorios personalizados mejora la conveniencia y la experiencia general del cliente, fortaleciendo su confianza en la empresa. Esto también reduce las quejas asociadas hacia la recaudación del negocio y genera mayor transparencia y confiabilidad en la empresa.

Esta satisfacción del cliente se traduce en un ahorro indirecto para la empresa al reducir costos asociados con la gestión de quejas, la resolución de errores y la retención de clientes insatisfechos. Clientes más satisfechos son menos propensos a cambiar de proveedor, lo que disminuye los gastos en adquisición de nuevos usuarios. Además, una buena experiencia fomenta recomendaciones y lealtad, generando ingresos sostenibles sin costos adicionales en marketing o soporte. En conjunto, una mejor experiencia con las cobranzas impulsa tanto la fidelidad del cliente como la rentabilidad de la empresa.