Las organizaciones en el mundo están acelerando sus procesos de transformación digital a consecuencia de la pandemia, esto ha generado el uso de tecnologías que permiten fortalecer procesos de transacciones no presenciales, ayudando a mantener sus actividades económicas.
En este contexto, las plataformas de gestión digital de contratos o Contract Lifecycle Management (por sus siglas en inglés CLM), que aparecieron hace más de quince años, se convirtieron en un aliado indiscutible para las empresas, al presentarse como una herramienta indispensable en los negocios; revolucionando la forma de generar, acordar, negociar, firmar y dar seguimiento a sus contratos, bajo una misma plataforma.
Una de las más importantes empresas desarrolladoras de esta tecnología en el Perú es Webdox CLM, empresa de origen chileno, fundada en 2012, que ha experimentado un acelerado y sólido crecimiento en América Latina como resultado del trabajo constante para llevar a cabo procesos contractuales en la nube con clientes, proveedores y personas, de manera colaborativa, eficiente y trazable. Actualmente Webdox CLM posee presencia comercial en más de 12 países, cuenta con más de 300 clientes en la región, gestionando más de tres millones de contratos.
Mejores relaciones comerciales
Los contratos son una herramienta de soporte del negocio y, por ende, la base del crecimiento y estabilidad de toda empresa. En este sentido, de acuerdo con World Commerce & Contracting (WorldCC), administrarlos de forma manual implica el riesgo de pérdidas anuales de hasta un 9,15%, debido a una ineficiente gestión contractual.
Para revertir esta situación las plataformas digitales de gestión contractual “abarcan todo el proceso de generación de contratos, redacción, negociación, aprobaciones, firma y seguimiento de obligaciones, hasta su renovación o término, con el objetivo de ejecutar contratos digitales más rápido y así construir mejores relaciones comerciales”, explica José Manuel Jiménez, CEO y fundador de Webdox CLM.
La firma electrónica de Webdox CLM
De acuerdo a la Ley de Firmas y Certificados Digitales (Ley 27269), se denomina “firma electrónica” a cualquier símbolo basado en medios electrónicos que se utilice para replicar algunas o todas las funciones de una firma manuscrita. Webdox CLM integra la firma electrónica simple de manera gratuita como parte de la plataforma, funcionalidad que cuenta con plena validez legal y los más altos estándares de seguridad.
“Una de las principales ventajas que posee el uso de firma electrónica es la disminución considerable en los costos de papel. En nuestra experiencia, podemos decir que se puede alcanzar un ahorro de más del 90% del tiempo por cada contrato que se firma electrónicamente”, sostiene Jiménez.
Es importante tener en cuenta que, cuando utilizamos contratos digitales, el desafío está en definir la autenticidad de los archivos. La firma electrónica tiene el propósito de demostrar al receptor que: el emisor del mensaje es real (autenticación); no se puede negar su veracidad (no repudio); y que el contrato y el contenido firmado no han sido alterados después de la firma (integridad).
En ese sentido, es importante señalar que para la firma electrónica simple de Webdox CLM, existe garantía de validez internacional mediante la lista de confianza de Adobe, llamada Adobe Approved Trusted List, permitiendo el máximo nivel de certeza en el proceso.
Webdox CLM cuenta con integración de Firma Electrónica Avanzada y Digital en el Perú a través de las respectivas entidades certificadoras del país, esto le permite, junto a su propia firma electrónica, extender su alcance a los procesos empresariales que hoy en día requieren de este tipo de firma.
En general, la firma electrónica es un factor clave en la aceleración de la productividad de las empresas, las hace más competitivas y les permite mantener el ritmo de operación de la nueva realidad, bajo esquemas de trabajo remoto y garantizando la mayor seguridad técnica y jurídica. “Precisamente, esta es una de las grandes ventajas de nuestra plataforma de gestión digital de contratos, que cuenta con firma electrónica integrada, esto hace que nuestros clientes no requieran contratar servicios separados de firma electrónica y CLM”, afirma el ejecutivo.
Finalmente, es necesario tomar en cuenta que la Comisión para la Gestión de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (CFE) del Indecopi, es la encargada de acreditar a las entidades emisoras de certificados digitales en el Perú, los cuales son instrumentos necesarios para la verificación de la autenticidad de las firmas electrónicas. Debido a lo anterior la validez y seguridad del uso de la plataforma está plenamente validada, considerando la propia firma de Webdox CLM y sus integraciones.
